Version française ci-dessous / Nederlandse versie hieronder
Hello Friends,
This is to give you an update from your 2020 Yearly Meeting planning committee. As you know, we will meet over the weekend of Oct 9-11.
We have been investigating the possibility of holding a ‘hybrid’ or ‘blended’ meeting, with some participants at Quaker House and others participating via Zoom. We have decided not to do that. Instead we will hold the 2020 YM exclusively on Zoom, for the following reasons:
- The equipment cost for a hybrid meting is high. We have spoken to people who have organized hybrid meetings and looked at a couple of ways to do it technically. Both are expensive. Additionally, we have learned that the time to learn the equipment and to set it up before each meeting so that it works is prohibitive.
- Given the probable distancing requirements at QH, most Friends would have to participate online in any case. The physical layout of QH will most likely make line of sight for cameras difficult.
- Experience with hybrid meetings is that they feel very much like two groups, with some participants feeling more ‘present’ than others. It is hard to feel like a unified group.
We will therefore continue our planning focusing on using Zoom in a way that allows us to break into small groups as needed, as much involvement as possible from Friends locally and from other locations and sufficient breaks that we do not get Zoom overload.
We ask that you uphold us in this difficult task and we look forward to your participation in our YM.
Registration details will follow in mid-August.
In Friendship,
Caroll Ewen
C.J. Van Der Haven
Kate McNally
Chers Amis,
Ce message sert à faire le point sur la planification de la “Réunion Annuelle” (YM) de 2020. Comme vous le savez, nous nous réunirons le week-end du 9 au 11 octobre.
Nous avons étudié la possibilité de tenir une réunion «hybride» ou «mixte», avec certains participants au “Quaker House” (QH) et d’autres via Zoom. Nous avons décidé de ne pas faire cela, mais nous organiserons le YM 2020 exclusivement sur Zoom, pour les raisons suivantes:
- Le coût de l’équipement pour une rencontre hybride est élevé. Nous avons parlé à des gens qui ont organisé des réunions hybrides et examiné deux façons de procéder techniquement. Les deux sont chers. De plus, nous avons appris que le temps d’apprendre le matériel et de le mettre en place avant chaque réunion pour qu’il fonctionne est prohibitif.
- Compte tenu des exigences de distanciation probables au QH, la plupart des Amis devraient participer en ligne de toute façon. La disposition du QH rendra très probablement la ligne de vue des caméras difficile.
- L’expérience des réunions hybrides montre qu’elles ressemblent beaucoup à deux groupes avec certains participants se sentant plus «présents» que d’autres. Il est difficile de se sentir comme un groupe unifié.
Nous poursuivrons donc notre planification en nous concentrant sur l’utilisation de Zoom d’une manière qui nous permet d’avoir des séances en petits groupes, autant d’implication que possible des amis localement et d’autres endroits et des pauses suffisantes pour que nous n’aurions pas de surcharge de Zoom.
Nous vous demandons de nous soutenir dans cette tâche difficile et nous nous réjouissons de votre participation à notre YM.
Les détails de l’inscription suivront vers mi-août.
En Amitié,
Caroll Ewen
C.J. Van Der Haven
Kate McNally
Dag Vrienden,
Met dit schrijven willen we als voorbereidend comité een update geven voor de jaarvergadering van dit jaar.
Zoals jullie weten, ontmoeten we elkaar in het weekend van 9-11 oktober. We hebben de mogelijkheid onderzocht om een ‘hybride’ of ‘gemengde’ bijeenkomst te houden, waarbij sommige deelnemers vanuit het Quaker House en anderen via Zoom zouden deelnemen. We hebben uiteindelijk echter besloten om dat niet te doen. In plaats daarvan houden we de jaarvergadering exclusief via Zoom, om de volgende redenen:
1. De apparatuurkosten voor een hybride meeting zijn hoog. We hebben gesproken met mensen die ervaring hebben met dit soort bijeenkomsten en ook hebben we gekeken naar wat er technisch allemaal georganiseerd zou moeten worden om zo’n meeting mogelijk te maken. Er blijkt ene tamelijk grote financiële investering nodig te zijn en bovendien hebben we geleerd dat een goede technische voorbereiding van een dergelijke vergadering zeer tijdsintensief (waarbij het onzeker blijft of het resultaat technisch gezien wel goed genoeg zal zijn voor een geslaagde jaarvergadering).
2. Gezien de waarschijnlijke afstandsvereisten in het Quaker House, zouden de meeste Vrienden sowieso online moeten deelnemen. De ruimtelijke indeling van het gebouw zal het bovendien zeer moeilijk maken om kamera’s zo op te stellen dat iedereen goed zichtbaar is.
3. De ervaring die al is opgedaan met hybride meetings leert dat ze er al snel toe leiden dat mensen het gevoel hebben dat er twee groepen aan de meetings deelnemen (de online groep en de fysiek aanwezige groep), waarbij sommige deelnemers zich meer ‘aanwezig’ voelen dan andere. Het is moeilijk om je als groep in die omstandigheden als een eenheid te voelen.
We zullen om deze redenen verder gaan met onze planning om de jaarvergadering via Zoom te organiseren. We willen daarbij ook van zogeheten ‘break-out-sessies’ gebruikmaken, waardoor gesprekken in kleinere groepen mogelijk zijn, en hopen zoveel mogelijk Vrienden van lokale groepen en van verder weg bij de jaarvergadering te betrekken.
We vragen jullie steun bij deze niet zo gemakkelijke taak en we kijken uit naar je deelname aan deze jaarvergadering.
De registratiegegevens volgen midden Augustus.
In vriendschap,
Caroll Ewen
C.J. Van Der Haven
Kate McNally
